Le visitorat des Rencontres

Les Rencontres Réunir, depuis l'origine, s'est positionné comme un salon au visitorat hautement qualifié. Le visitorat est composé des abonnés hyper qualifiés de Réunir, une base de données vérifiée au moins huit fois dans l'année, composée de responsables qui participent à l'organisation de manifestations professionnels.

Cette qualification est assurée par un contrôle très sévère à l'entrée : Nous bloquons systématiquement les "pique-assiettes" à l'accueil et nous refusons l'entrée aux démarcheurs, étudiants ou personnes en quête d'emploi car ce sont les prospects et clients qui intéressent nos exposants et non d'avoir des "touristes" dans les allées.

La promotion du salon

L'ensemble des abonnés de Réunir, soit plus de 21 000 personnes reçoivent une invitation aux Rencontres Réunir à la fois par courrier et par email. Une newsletter mensuelle et plusieurs emails de relance leur sont adressés de mai jusqu'au soir du premier jour du salon.

Les Rencontres font également l'objet de campagnes de relation presse, ainsi que de publicité dans la presse spécialisée. Le numéro de juillet du magazine Réunir, envoyé à l'ensemble de la base des abonnés, présente les Rencontres Réunir de septembre et le numéro de septembre, envoyé fin août, propose plus d'une dizaine de pages sur l'événement.

Des invitations sont enfin envoyées à des bases de données qualifiées, soit louées, soit appartenant à des exposants partenaires.

De ce fait, si 80% des visiteurs des Rencontres étaient inscrits à la base des abonnés de Réunir, 20% se font connaître lors de leur inscription.

Dans tous les cas, nous veillons à ce que les Rencontres aient un caractère strictement professionnel : l'entrée se fait sur inscription préalable (la qualification professionnelle des inscrits est systématiquement contrôlée par nos soins) ou sur justificatif à l'accueil.

Ces conditions quelque peu sévères, qui nous conduisent tous les ans à refuser l'entrée à des visiteurs, nous permettent d'écarter au maximum solliciteurs ou "pique-assiette" afin de permettre aux visiteurs professionnels et aux exposants de travailler dans les meilleures conditions. Par ailleurs, le partenariat avec le Carrefour des Assistantes, qui se tient sur le même lieu et aux mêmes dates que les Rencontres, a pour effet de renforcer l'attractivité du salon Réunir auprès de la cible des Assistantes. Cette année, le Carrefour double de surface et de stands. Pour promouvoir la manifestation, un nouveau magazine, le magazine Carrefour des Assistantes, sort fin août. L'objectif : recruter et fidéliser le public des Assistantes et Assistantes de direction dont on sait qu'il est prescripteur, voire décideur, en matière de lieux de réunion.

Les chiffres de l'édition 2010

Nous faisons suivre une cure d'amaigrissement à nos chiffres bruts de fréquentation. Nous ne confondons pas visites et visiteurs : un visiteur entrant et sortant plusieurs fois n'est compté qu'une fois, de même s'il vient deux jours de suite.

Nous retirons des chiffes des visiteurs utiles, les exposants, les journalistes et les invités.

Nous refusons l'entrée aux étudiants, aux personnes qui ne sont pas en emploi, aux solliciteurs divers et autres pique-assiettes. Et si nous avons bénéficié du trafic apporté par le Carrefour des Assistantes, nous avons également retranché de nos statistiques les assistantes inscrites au Carrefour qui sont entrées aux Rencontres mais qui n'organisent pas de séminaires (nous renseignons systématiquement ce point lors de leur inscription).

Le nombre de visiteurs uniques qualifiés est de 1824, soit une progression de 20% (19,50% précisément) par rapport à 2010. Nous retrouvons ainsi le trafic d'avant la crise, signe de l'embellie du marché mais également de l'attractivité des nouvelles Rencontres au Carrousel du Louvre.

Sans surprise, les visiteurs viennent essentiellement de Paris (49%) et de l’Ile de France (41%), même si le nombre de décideurs issus des Régions a gagné deux points pour atteindre 10% du visitorat.

Quelle est la répartition du visitorat par fonction ?

65% sont des responsables de départements, ce qui représente une progression de 17%. 25% des visiteurs sont des assistantes et secrétaires de direction. En nombre absolu, cela représente un accroissement de 32% de ce segment de visiteurs, qui est donc bien supérieur à celui de la fréquentation moyenne. Ces chiffres nous confortent dans le partenariat réalisé avec le Carrefour des Assistantes, qui se tient sur le même lieu et aux mêmes dates que les Rencontres. Ce nouvel événement contribue à attirer les assistantes abonnées à Réunir et permet de recruter un public nouveau utile à nos exposants (précisons toujours que nous intégrons dans ces chiffres que les assistantes de la base d'abonnés "Réunir" et seulement les assistantes "Carrefour" entrées aux Rencontres qui organisent des séminaires).

Pour information et de façon plus générale, à la question "Quel est votre rôle dans la sélection des lieux pour vos séminaires et événements ?" que nous avons posée à nos visiteurs lors de l'inscription, 43% des répondants déclarent proposer le lieu de réunion et 57% déclarent être décisionnaires.